Zavisno od ovlašćenja, koje imamo kad radimo sa dokumentima, određene vrste dokumenata su obojene na tri načina:

• siva – podaci o dokumentu su vidljivi u pretraživaču dokumenata, ali se ne može ništa raditi sa dokumentom 
• plava – dokument se može pregledati i izvoziti iz eRegistratora. 
• crna – dokument se može pregledati, menjati  i izvoziti iz eRegistratora.

Prvih šest kolona tabele pregleda dokumenata je fiksna i prikazuje status dokumenta, status potpisa dokumenta, tip dokumenta, naziv dokumenta, status arhiviranja dokumenta i broj priloga dokumenta. 

U prvoj koloni se prikazuju sledeći statusi dokumenta:

•  = izbrisan dokument. Dokument je izbrisan iz eRegistratora na osnovu zahteva za brisanje od ovlašćenog operatera. Dokument se može ponovno aktivirati u eRegistratoru sa korisničkom funkcijom otkazivanja brisanja.
•  = isključenje dokumenta. Isključuju se dokumenti iz eRegistratora sa korisničkom funkcijom isključenje dokumenta, kojima je istekao rok trajanja. Dokumenti se mogu ponovno aktivirati u eRegistratoru sa korisničkom funkcijom otkazivanja isključenja.
•  = uništen dokument. Dokument je uništen sa korisničkom funkcijom uništavanje isključenih dokumenata. Sadržaj dokumenta je uništen, samo su metapodaci zadržani u eRegistratoru.

U drugoj koloni se prikazuje status potpisa dokumenata:

Napomena:   Ako je ta kolona prazna, ne znači da dokument nije potpisan izvan SAOP  eRegistratora – npr. primljena potpisana datoteka, e-račun, potpisan MS Office dokument, ...

•    =   potpisana je koverta datoteke
•  = potpisana je PDF datoteka po standardima za potpisivanje PDF datoteke.

Položaj ostalih kolona može se proizvoljno menjati tako da držanjem naslova ćelije kolone postavimo na željeno mesto. Pri izlasku iz pretrage, program pamti poslednju postavku kolona, što će biti podrazumevani prikaz podataka za sledeći put kad se bude koristila pretraga.